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Comment réussir l’organisation d’un événement professionnel ?

17 septembre 2018

Pour attirer l’attention du public sur vos activités ou vos produits, l’organisation d’évènements professionnels ponctuels ou réguliers est nécessaire. Il s’agit alors de faire en sorte que les participants aient une bonne image de votre entreprise, grâce à un évènement méticuleusement orchestré. Les mesures à prendre ne manquent pas ! Mais pour garder l’esprit clair, voici quelques étapes qui semblent négligeables, mais qui s’avèrent essentielles à la réussite de votre projet.

Définir ses objectifs et son public

Pour que votre évènement captive l’attention, il est d’abord primordial d’établir les messages clairs que vous souhaitez transmettre, ainsi que le public auquel ils s’adressent. La méthode de communication ne sera en effet pas la même selon qu’il s’agisse d’autres professionnels, de vos associés, de vos employés ou bien de votre clientèle. Il est notamment crucial de définir des thèmes qui parlent aux participants, afin qu’ils se sentent impliqués. Il faudra également leur permettre d’être actifs lors de l’évènement, en organisant par exemple des séances de questions-réponses ou bien des activités interactives, etc.

Un accueil efficace à l’aide de badges personnalisés

Tout doit être bien organisé en amont. Pensez notamment aux badges à attribuer aux participants pour que tout le monde puisse se reconnaître, et ainsi faciliter la communication et les prises de contact. Vous pouvez réaliser vous-même les badges en vous procurant une machine à badge sur le site Badges-indep.com. Vous pouvez aussi directement commander des badges personnalisés sur ce genre de site. Un accueil efficace, un sourire et un badge personnalisé sont aussi le meilleur moyen de mettre vos invités dans l’ambiance. N’oubliez pas non plus de mettre en place des signalétiques pour qu’ils puissent s’orienter facilement.

badge pour salon professionnel

Le choix de la date et du lieu

C’est un point à ne surtout pas négliger lorsqu’on organise un évènement professionnel. Même s’il n’y a pas de date ou de créneau idéal, il faut prendre en compte différents paramètres. Il faut par exemple penser à la disponibilité des participants. Quel jour et à quelle heure la majorité d’entre eux peuvent se libérer ? Il faut également éviter les horaires tardifs où tout le monde n’a qu’une hâte : rentrer. Quant au lieu, faites-en sorte de réserver bien à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu. Pensez également à la capacité d’accueil et à son accessibilité. L’endroit doit idéalement être accessible en voiture et desservi par les transports en commun. Il doit être adapté pour les personnes à mobilité réduite et disposer d’un parking.

Ne pas négliger la logistique et la communication

Une fois la date et le lieu choisis, il faut se consacrer à la partie logistique et attention, il ne faut absolument rien oublier. Le mieux est même de réaliser une check-list. Contact des intervenants, création du programme, location du matériel, restauration… Tout doit y passer. La communication est aussi l’un des aspects les plus importants auxquels il faudra penser. Il ne faut pas hésiter à utiliser tous les moyens à votre disposition pour communiquer autour de l’évènement : mails, annonces, réseaux sociaux, médias, etc.

En suivant ces quelques conseils, votre évènement devrait être une réussite. Le tout est de l’organiser de manière réfléchie et structurée. N’hésitez pas non plus à répartir les tâches en indiquant bien aux personnes impliquées qui doit s’occuper de quoi.

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